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到目前為止做過的工作中,第一份和最近這一份,讓我學到最多東西。
其實每一份工作中,自己或多或少都會有一些成長,但是我還是深深覺得,自己還非常嫩。
尤其目前這一份工作中,帶給我的衝擊最大,學到最多,也最感到自己的無力和無能。

這是我第一次接觸企劃類型的職務,也深深的了解到所謂企劃是怎麼一回事。

手和腦的差別

我從以前到現在,一直都在走美術路線,從最基礎的名片排版,到大尺寸海報、橫布條、背板,到網頁版型設計,幾乎都是平面設計居多。
平面是一切的基礎,3D也是從一維、二維才能到達三維的境界,就算是影片或動畫,也是由一格一格的影格組成的。

大學時期老師就有告訴過我們,在媒體設計的領域中,又分為「美工」和「設計」,前者是「手」,後者是「腦」。
美工只是單純的接受指示,然後產生出成品出來。設計則是必須融入自己的理念,讓成品完美的貼近它最終所要達到的目標。
設計不光是要做得漂亮、好看,而必須考量到各種層面的需求。每一個用色、每一樣元素,都有它舉足輕重、不可或缺的分量在。
當時老師也鼓勵我們,要成為一位設計者,而不單純是完美的執行指令的角色。


小腦和大腦的差別

當初應徵這份工作,是以應徵企劃助裡的職位而來的,然而進來後我發現這裡是別有洞天的地方。
我第一次知道育幼院也有企劃部門。

然而我很快就理解到,每一個單位都有企劃的存在,只是單看他所掛的名稱是什麼,就算沒有所謂企劃人員,那麼老闆本身就是企劃人。
因為不管是什麼組織或單位,都需要資源來維持運作,而企劃部門就是負責尋找資源的部門。

以我服務的育幼院來說,我的部門就是資源發展部 ( 資發處 )。
就算是社福團體,也會面臨資源分配的問題,尤其在不景氣的大環境之下,捐款流向甲,乙自然就會獲得更少,這是很現實的問題。
除了捐款,資源還有很多類型,包括志工、宣傳媒體、物資、甚至是大企業的合作。
所謂企劃,就是要連結這些社會資源來幫助孩子們和讓基金會能夠運做下去,甚至讓服務能更加拓展。

所以我們也是擔任腦袋的角色,不過設計是小腦的話,企劃就是大腦。
當然不是指維持平衡感的小腦和專司思考的大腦,而是指兩者所要思考層次的不同。

設計師通常都專注在自己手上的工作,努力琢磨著要怎麼讓作品更臻完美的境界,他們所要思考的是垂直性的,也就是讓一樣設計作品從無到有,包括草圖的設計、參考素材的收集、創作的發想和技術上的創作。
而企劃人員則是水平的思考,從專案的構思到現況分析、SWOT、預期效益、風險評估、執行細節,一個專案從頭到尾每一個環節都比必須仔細考量。

以前我對企畫人員的印象,就是閒閒沒事上網、翻翻雜誌、打打字,根本不需要高深的設計功力或是軟體使用技巧,真是羨煞我也。
然而接觸這份工作之後,我才知道腦永遠比手優越的道理。

經歷才是最重要的

我的同事有兩位,女同事負責志工資源的事宜,男同事負責媒體公關的部分,兩人都是閱歷豐富的狠角色。而我則是媒體宣傳,負責各種素材作品的生成。

真的有歷練的人就是不一樣,光氣勢上就足以把我這個菜鳥的菜味驅散殆盡。
當然他們都是很好的人,很願意帶著我一步一步來,尤其是男同事,教了我很多寶貴的道理。

企劃的腦袋是要能夠以馬赫速來運轉的,在專案發想時他們需要創造力和膽大心細,必須思考什麼樣的方案能夠幫助組織,能夠為組織開發資源,什麼樣的管道又有創造效益的可能性。
而和主管溝通或是和外部資源協商時,他們又需要口才和應變力,必須要能化解對方的疑慮,兵來將擋水來土淹,將自己的方案推銷出去。
當手上有數十個專案在同時進行時,他們又需要效率和條理分明,知道什麼時間點聯絡哪家媒體、發新聞稿的時機和順序、及每個專案的進度和相互之間結合或強碰的情形。

這一切一切看似八爪章魚的功力,都是靠經歷磨出來的,必須要清楚每一個環節可能碰到的問題,並預先設想好幾套解決方案。

以男同事來說,他的經歷可說是五花八門,從3D動畫師到網站專案控管、庇護商店的裝潢到營業、甚至研究過咖啡廳開設。
因此在專案的推行上,碰到的任何問題他都能解決,也能夠湧出源源不絕的創意來為公司創造資源。
也因為他幾乎每樣東西都碰過一點,所以對於我設計出來的東西,他也能夠以自己的觀點說得頭頭是道,也許他不知道這個畫面效果是怎麼做出來的,但是他能夠分析這裡用色不夠精準,那裡構圖不平衡,然後給我建議去改進,這就是腦和手的差別呀!

讓我深深的覺得,人生的歷練比專業證照、學歷重要多了,只要是真的有實力,就不怕沒人賞識。
而當我透露想去念個研究所學一點東西時,他也立即勸我,別再唸了,從工作中學到的東西最快、最真。

永遠想得比對方多

而從我的同事們身上,我也學到正確的工作態度,不論是對內或對外,對上司或對志工、記者、合作單位,他們的態度永遠是比對方想得更早更多。
還記得當我開始服務的第一天,撰寫一份基金會網站的評估報告,詳述對目前網站的改進心得,我自認為寫得很詳細的報告,男同事看過後卻非常有意見,而且龜毛的程度讓我傻眼。
從每一行的對齊到標題怎麼下,他都一一指點,甚至連附的圖檔色調和排列位置都有要求。

「企劃書是要給主管看的,要不要執行的決定權在主管,所以呈閱企劃書就如同和廠商提案,你要思考的是怎麼推銷自己的企劃,對自己拿出去的東西認真對待,別人才會認真看待你的東西。」

當基金會網站掛掉時,我和男同事連夜加班架設臨時性的替代網站,因為是暫時性的網站,我想著只要把之前網站上的資料都丟上去,讓習慣連到這個網址的網友能有資料閱覽就好了。男同事卻認真從首頁到志工專區、物資需求、捐款方式,仔細規畫每一個專區。
雖然嘴上不停抱怨他最討厭加班了,趕快弄一弄閃人回去了,手卻動得比我還勤。他說網站是公司的門戶,在現在網路當道的時代,網頁就像電話傳真一樣重要,我們要清楚網友想看到什麼資訊,而且要比他們想得更多,提早放上去。
也許網站第二天就恢復了,但是這樣認真的態度讓我印象深刻。

而負責志工業務的女同事,思慮更是週密清晰,除了每週列出每位志工的服務時間和組別,還會專程寫詳細的時間表和服務內容寄給相關的伙伴,對於每位志工的特性和專長更是瞭若指掌,擔任志工和社工間溝通的橋梁。

為了因應國泰世華銀行的一日志工,女同事構思了一段基金會簡介短片,她認為與其讓這些人只來服務一天就船過水無痕,不如為他們準備一支介紹短片,進一步認識基金會的服務項目和特色。
短片其實也是用現有的影片剪輯而成,但就為了僅僅一支一日志工的小短片,我們也開會討論了很久,從畫面分鏡到配樂安排,讓負責剪影片的我折騰了好一陣子。
不過區區一支短片,甚至沒呈報主管,為啥要這麼費心?
我事後才了解她考量的點,因為國泰是個龐大的體系,員工上千人,而且銀行體系的人脈豐沛,每個人能連結到的資源很多,加上大公司有福委會等單位串連,她著重的是後續可能開發的效益。如果能抓住每位一日志工來服務的短短幾小時,讓他們經由影片加強服務時獲得的體驗,也許回去後他們能號召更多人一起幫助基金會。

而就算只是學生性質的資源,只要有進一步開發的可能,他們就會想辦法緊緊抓住。
例如政大新聞系的學生為了期末報告而要做訪問,以前這種邀約我們都會推掉,因為幫學生做作業只會消耗我們的資源(時間和精力),而不會幫組織連結任何資源進來。但這次負責媒體公關的男同事卻迫不及待的接下來,甚至細心準備訪問內容和圖檔、影片檔給對方、訪問前還詳細解說基金會的各項事宜。
因為這次訪問有可能開發校內刊物甚至地區性媒體的通路,甚至能和政大愛愛會結合,將知名度打出去。

Work Hard 到 Work Smart

那次男同事對我要呈上去的評估報告如此龜毛,他希望我們給與意見回饋的企劃書卻是錯字連篇。

「因為你那次的報告是決定性的,攸關你面試是否通過。」
他說,在職場上沒有所謂100%成品,只有70%的提案。

任何提案,在討論和審核的過程中,一定會一而再的修改,就算你當下覺得這是個完美的作品,但是每個人的價值觀和審美觀不同,絕對會有不同的意見。
因此每樣東西的完成度,只要到能夠提案的70%就好了,花費多餘的心力將它修到100%再提出來,只是耽誤進度和浪費人力而已。

「錯字有什麼關係,這又不是定稿,我們要著重的是整體企劃的可行性和效益,不用花力氣去挑錯字,文句能夠理解他的意思就好了。」

我發現這正是我最大的弱點。
從以前第一份工作的廣告公司開始,我就常被嫌手腳太慢,因為我總是花力氣去修飾一些枝微末節,而延遲了整體作品的進度。
精力要花在刀口上,評估當下最「重要緊急」事情的能力,是我必須再加強的,否則只會一直重複「火燒眉毛,且顧眼下」的窘境。

時間管理四象限

或許是我天生一副嫩咖相,工作上常讓別人忍不住來教導我,這其實有好也有壞,同事們就常提醒我:「不要讓別人覺得你乖,而要讓別人覺得你聰明。」
真正識人的老闆,絕對會用Work Smart 取代 Work Hard 的員工。

 

我常說,我的生命中充滿了貴人,不論是對我友好或讓我痛恨的人,每一個我都非常感謝,他們讓我成長了許多,也看清了許多。
再次感謝他們,阿門 ( 喂 ~~ )
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